Datan määrä räjähtää ja arkistot ovat sekaisin – asiakirjat hukassa, tiedonhaku tuloksetonta ja järjestelmiä joka sormelle; muun muassa tämän kaltaisia ongelmia käsiteltiin, kun Canon järjesti 21.5. tiedonhallinnan päivän jo kymmenettä kertaa.
Pärjätäkseen kilpailussa yritysten tulee huolehtia järjestelmiensä ajanmukaisuudesta ja pitää samalla tietoturvasta huolta. Yrityksille kertyy teknistä velkaa vanhentuneiden ja monimutkaisten tietojärjestelmien muodossa. Tulevaisuudessa tiedon- ja dokumentinhallinta korostuukin kilpailutekijänä entistä useammin.
Merkkivuoden teemana turvallinen tiedonhallinta
– Parin vuoden kuluttua jokaisella organisaatiolla pitää olla asiaan ratkaisu, ennusti Canon Oy:n toimitusjohtaja Tommi Laitinen. Hän käsitteli osaltaan digitalisaation meneillään olevaa toista aaltoa, jossa legacy-järjestelmien kuorma, hybridityö sekä lisääntyvien tekoälyominaisuuksien vaatimukset näkyvät enenevästi tietojärjestelmien uudistamisessa. Työntekijöiden jaksamista koetellaan ”järjestelmähelvetissä”. Samalla tietoturvasta on pidettävä huolta.
Tietoturva-asiantuntija Jarno Limnéll muistutti datan roolista monimutkaistuvassa maailmassa. ”Maailman tärkeimmän pääoman” luotettavuus, säilöminen ja tiedonhallinta ovat äärimmäisen strategisia kysymyksiä. Hybridiuhkat tulevat kohdistumaan yhä useammin datan eheyteen ja luotettavuuteen. Arkaluonteisen datan hallintaratkaisut tulevat olemaan entistä tärkeämpiä tulevaisuudessa; samoin kuin luotettavien kumppanien valinta.
Henkivakuutusyhtiö LähiTapiolan johtajan Veera Lammin puheenvuorossa kuultiin käynnissä olevasta järjestelmähankkeesta. Arkaluontoiset vakuutustiedot, tiukka regulaatio ja vanhojen järjestelmien taakka asettavat suurelle uudistukselle haasteita. Tavoitteena on entistä parempi asiakastyytyväisyys.
Versowoodin tietohallintopäällikkö Antti Kari puolestaan kertoi, kuinka yritys luovi itsensä paperikaaoksesta digitaaliseksi modernin dokumentinhallintajärjestelmän avulla. Puunjalostusyrityksen dokumentaatiota hallittiin aiemmin manuaalisesti. Tiedonhallinnan uudistamisprojekti on ollut yritykselle suuri askel eteenpäin.
Canon Oy:n järjestämä Tiedonhallinnan päivä osoitti, että järjestelmien modernisointi ja tietoturva eivät ole enää valinnaisia – ne ovat elinehto menestykselle.
