Säästöpyrkimykset voivat tulla kalliiksi
Monet yritykset pyrkivät hakemaan taantuman aikana säästöjä vähentämällä etenkin suurempia hankintoja. Tekniikkahankintojen ei kuitenkaan pitäisi päätyä säästölistalle, sillä niissä pihistäminen voi pahimmillaan vaikuttaa koko yrityksen toimintaan. Tätä mieltä on Epicor Software Finland Oy.
Nykyaikaisella tekniikalla pystytään helpottamaan yrityksen toimintaa sekä säästytään turhan työn tekemiseltä. Monelle yritykselle nykyaikainen ja toimiva toiminnanohjausjärjestelmä on operoinnin perusedellytys. Pyrkimykset säästää tinkimällä tärkeistä hankinnoista voivat tulla kalliiksi, jos lopputuloksena toimitukset myöhästelevät tai tieto ei talon sisällä tai asiakkaiden ja yrityksen välillä kulje.
– Jos halutaan säästää, kannattaa katsoa, millaisia säästömahdollisuuksia uusi tekniikka toisi, tiivistää liiketoimintaohjelmistotalo Epicorin myyntijohtaja Matti Pulla.
Yrityksen kasvaessa etenkin perustoiminnanohjausjärjestelmä tulee välttämättömäksi, sillä keskikokoinen yritys ei enää pärjää pelkällä kynä ja paperi –menetelmällä. Järjestelmän avulla pystytään hoitamaan yrityksen rutiinityöt, joiden tekemiseen on turhaa ylläpitää henkilökuntaa.
Yritykset tekevät hankintoja usein eniten nousukaudella. Taantuma saattaa kuitenkin olla jopa parempi aika uuden tekniikan käyttöönottoon.
– Uutta tekniikka on helpompi ottaa käyttöön, kun on vähän hiljaisempaa ja henkilöstöllä on siihen aikaa. Korkeasuhdanteen aikana työntekijät ovat usein sen verran sidottuja töihinsä, että eivät ehdi keskittyvä käyttöönottoprojektiin. Myös toimittajat ovat halukkaampia keskustelemaan hinnoista, kun taloudessa menee vähän heikommin.
Joustavaa kasvua, ei ylimitoitusta
Talouden laskukaudellakin nykyaikaisen tekniikan avulla pystytään säästämään sekä aikaa että rahaa. Kun toiminnanohjausjärjestelmä pyörittää yrityksen rutiinit, henkilöstö vapautuu tekemään tuottavaa työtä.
– Tavalla tai toisella jokainen yritys tarvitsee tai käyttää jo jonkinlaista toiminnanohjausjärjestelmää, on se sitten oma tai jonkun palveluntuottajan järjestelmä, Pulla sanoo.
– Toimivan tekniikan avulla säästetään työvoimakustannuksia jo sillä, ettei tehdä kaksinkertaista työtä, ja automatisoidaan ne prosessit, jotka voidaan. Toimitusketju saadaan nopeammaksi ja läpinäkyvämmäksi ja samalla päästään varastoarvoissa alaspäin.
Pienen yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän ei tarvitse olla samaa järeää kokoluokkaa kuin isoissa yrityksissä, sillä järjestelmät mitoitetaan yrityksen koon ja tarpeiden mukaan. Joustava järjestelmä kasvaa yrityksen mukana, mutta ei ole kuitenkaan järkevää hankkia ylimitoitettua järjestelmää ja joutua maksamaan sen käyttämättömistäkin ominaisuuksista.
– Käyttäjä- ja yrityskohtaisesti mukautuvuus on tärkeää. Jos on 42 numeron jalka, ei ole järkeä hankkia 40 tai 45 numeron kenkää, Pulla muistuttaa.
Prosessien kartoitus kertoo yrityksen tarpeet
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen ja käyttöönotto vievät aikaa ja rahaa, joten ostoslistalle ei kannata ottaa järjestelmää, jonka kanssa ”pärjätään vähän aikaa”. Uuden järjestelmän hankkimisen lähtökohtana on yrityksen tarpeiden kartoittaminen. Epicorin Matti Pulla neuvoo kuuntelemaan asiassa henkilöstöä.
– Yrityksen työntekijöillä on paljon tietoa siitä, mikä nykyisessä järjestelmässä on hyvää ja huonoa, ja mitä ominaisuuksia seuraavassa järjestelmässä on. Tarpeiden kartoittamiseen voidaan käyttää myös ulkopuolista konsulttia, ja lähteä sitten hakemaan yrityksen prosesseihin sopivaa järjestelmää.
It-alalla markkinoille tulee jatkuvasti uutta tekniikkaa, ja uusi järjestelmä kannattaa valita niin, että tuleva tekniikka ei rajoita sen käyttöä tai päivityksiä. Järjestelmään on myös hyvä päästä kirjautumaan missä, milloin ja millä päätteellä tahansa.
– Nykyaikaisen järjestelmän pitää pystyä integroitumaan asiakkaiden ja toimittajien järjestelmiin suhteellisen kivuttomasti nykyaikaisilla rajapinnoilla. Se on erittäin hyvä mittapuu järjestelmän valinnassa ja käyttöönotossa.
(Artikkelin on tuottanut Epicor Software Finland Oy.)