Uusi teknologia on muutoksen johtamista

– Digitaalisuus muuttaa koko yrityskulttuuria

Hengittääkö organisaationne digitaalisuutta? Onko se osa toimintamalleja vaiko ainoastaan tuotannollinen ratkaisu? Hyvin implementoidut digitaaliset ratkaisut muuttavat liiketoimintamalleja vain silloin kun koko organisaatio elää ja hengittää muutosta.

Graafisen tuotantotalon digitalisointi on enemmän kuin laite- tai ohjelmistosopimus. Se on toimintamalli, joka mullistaa koko yrityskulttuuria ja räjäyttää perinteiset vastuualueet uusiksi. Jotta digitalisointi alkaa tuottamaan todellista lisäarvoa sekä yritykselle itselleen että asiakkaille, tulee eri liiketoimintojen tulla ulos omista siiloistaan ja löytää yhteinen kanava uusien, toimivien prosessien löytämiseksi.

Teknologian implementointi on muutoksen johtamista edestä ja keskeltä. Yksikään teknologiaratkaisu ei ole valmis ennen kuin se on myyty koko organisaatiolle.

Digitalisointi on edelleen painoalan kasvava trendi, vaikka harva talo on valinnut laitekannaksi pelkän digitaalisen tai analogisen ratkaisun. Uusi suunta on otettava haltuun koko organisaation kanssa: muuttamalla toimintamalleja ja yhä useammin myös liiketoiminta- ja ansaintamallia. Laite- ja ohjelmistohankinnat ovat näkyvin osa muutosta, mutta todellinen muutos pitää tapahtua ihmisissä ja yrityskulttuurissa.

Digitaalisuus on ennen kaikkea mahdollisuus muuttaa toimintatapoja. Kun yrityksessä otetaan käyttöön uutta teknologiaa, muutosjohtamisen on jo pitänyt alkaa. Avainasemassa ovat johdon mandaatilla toimivat organisaation muutoslähettiläät, jotka pureskelevat olennaiset asiat yhteisölle. Onnistuneessa muutosprojektissa työntekijät ovat sitoutettu ja motivoitu ottamalla heidät mukaan jo suunnitteluvaiheessa.

Teesit muutosjohtamiseen

Onnistunut teknologiaprojekti on 20% teknologiaa, 80% yrityskulttuuria
Esittele projekti selkeästi ja riittävän yksinkertaisesti: kerro mitä sen avulla ratkaistaan ja miksi. Kiteytä myös aikataulu, tavoitteet, tuotokset ja vaikutukset. Muistuta, että teknologiaprojekti on 20% teknologian implementointia ja 80% yrityskulttuurin ja toimintatapojen muutosta.

Investoi aikaa itse muutoksen läpivientiin
Muutos ottaa aina aikaa. Varaa aikaa muutoksen alustukseen jo ennen teknologiahankintoja ja lopullista päätöksentekoa. Muutosjohtamisen avain on sitouttaminen: pelkkä projektin esittely ei riitä, vaan aikaa pitää investoida itse muutoksen viestintään ja työntekijöiden mukaan ottamiseen sekä projektin sisäiseen myymiseen.   

Esittele haaste ja ratkaisun hyödyt
Organisaatiossa on hyvin erilaisia haasteita ja muutospaineita. Vältä yleistämistä. Kerro, miten muutos kehittää yrityksen tuottavuutta ja helpottaa erilaisia työtehtäviä: myyntiä, tilausten käsittelyä, laskutusta, tuotantoa, markkinointia ja logistiikkaa.

Vastuuta koko organisaatio

Teknologiaprojektien hyödyt kasvavat, kun niiden käyttöönoton suunnittelussa otetaan huomioon koko organisaatio ja sen operatiivinen toiminta. Modernit tuotantoteknologiat ja -ohjelmistot vaikuttavat koko työnkulkuun ja uudistavat myös henkilöstön osaamistarpeita. Henkilöstön laaja-alainen ymmärrys kannattavan yritystoiminnan lainalaisuuksista ja perusteista motivoi jo yksilötasolla tehokkaampaan tekemiseen.

Kouluta henkilöstö ja laajenna vastuita

Yksipuoliset vastuualueet saavat jäädä historiaan, kun uutta teknologiaa implementoidaan henkilöstöresursseille. Tarjoa mahdollisuutta kehittyä ja järjestä koulutuksia yhdessä laite- ja ohjelmistotoimittajan kanssa.

Anna muutokselle positiivinen ääni organisaatiossa

Muutos voi vaatia ravistelua vanhoista ajatusmalleista tai irtaantumista tutuista ja turvallisista toimintatavoista. Valjasta organisaation eri osista muutoslähettiläitä, jotka pilkkovat muutoksen hyödyt olennaiseksi tiedoksi ja jalkauttavat viestiä eteenpäin yhteisössä. Johda keskeltä yhdessä positiivisten avainhenkilöiden kanssa.

Taklaa pelot avoimuudella

Pelot ja huolenaiheet kumpuavat epävarmuudesta ja faktojen puutteesta. Tee riski- ja pelkokartoitus hyvissä ajoin ennen projektin alkua ja taklaa niitä ennaltaehkäisevästi. Ole avoin ja läpinäkyvä ja viesti selkeästi ja kannustavasti.

Valitse kumppani, joka johtaa tiedolla ja taidolla
Hyvä teknologiakumppani ymmärtää tuotantotalon lähtökohdat, tunnistaa tarpeet ja auttaa tavoitteiden määrittelyssä. Vaadi kumppanilta strategista otetta ja teknologian asiantuntijajohtajuutta. Laaja-alainen ja avoin keskustelu mahdollistaa luottamuksellisen ja hedelmällisen kumppanuuden.

Etene vaiheittain

Digitaalinen painaminen on tasaisessa kasvussa ja sillä lasketaan tuotantokustannuksia ja tuotetaan lisäarvoa asiakkaille. Digiratkaisut eivät siis ole joko tai, vaan sekä että. Parhaimmillaan analogia ja digitaalisuus tukevat toisiaan kustannustehokkaasti ja joustavasti. Etene vaiheittain tunnistaen määränpää muutoksessa. Jos käytössä olevat analogiset ratkaisut ja toimintamallit vaativat tekohengittämistä, niin on aika uskaltaa hypätä kohti nopeamman muutoksen tuulia.

Innovoi myyntiä

Digitaalinen painaminen avaa myynnille kokonaan uusia mahdollisuuksia. Hyväkään painotuote ei myy itse itseään, vaan se pitää esitellä innostavasti. Innovoi ratkaisukeskeisesti, mitä kaikkea voitte myydä ja laadi monikanavainen portfolio. Sen on tarkoitus esitellä mahdollisuuksia ja luoda tarpeita, joita asiakas ei vielä eilen tiennyt.

Henna Perkinen toimii myynnissä Ricoh Suomen teollisen ja kaupallisen painamisen yksikössä.